Priorizar es elegir y, muchas veces, dejar cosas atrás.
“Lo que es importante rara vez es urgente y lo que es urgente rara vez es importante” Dwight D. Eisenhower
David Garcia (@daavid_vilar).
En Centro Realfooding tenemos claro que es tan importante saber qué se quiere conseguir cómo saber crear una ruta efectiva para conseguirlo. A veces esto no resulta fácil y se necesita ayuda para no perder el foco y evitar distracciones o desvíos que saboteen tu objetivo de salud. Por ello, en las consultas, nuestro equipo escucha y comprende las necesidades de cada persona, para que juntos, profesional y paciente, planteen los objetivos y creen el plan de acción en base a lo que se quiere lograr, siempre en función de la situación y entorno de cada uno. Llegar a conseguir una meta requiere constancia y saber priorizar. También es imprescindible tener un método y una continua evaluación, para saber lo que funciona y lo que es necesario cambiar en función de las dificultades que vayan surgiendo. Por los grandes logros de nuestros pacientes, sabemos que esta es la manera de garantizar un progreso hacia el objetivo y lo más importante: ¡haciéndolo disfrutando del proceso!
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Aunque existen cientos de factores que pueden estar involucrados en el éxito (éxito referido al cumplimiento de algún objetivo), la diferencia entre tener o no tener claras las prioridades se establece como un factor 100% determinante para dirigirse en la dirección correcta hacia la consecución de los objetivos que te propongas. Cuando las prioridades son claras y estas son coherentes con el objetivo que se tiene a corto, medio o largo plazo; todo es más sencillo.
Ahora bien, ¿qué es una prioridad?
Una prioridad no es otra cosa que todo aquello en lo que uno decide gastar o invertir su tiempo con el fin de obtener resultados en forma de beneficios emocionales (sentirse bien), psicológicos o cognitivos (aprender algo), físicos (perder grasa corporal, ganar masa muscular, mejorar su salud física), sociales (conocer gente, socializar) o materiales (ahorrar dinero). Por tanto, todo lo que se haga diariamente (sea o no planificado) puede considerarse que se hace debido a que se considera prioritario o una prioridad. En definitiva, si quieres cambiar distintos aspectos de tu vida (pasar más tiempo con tus seres queridos, mejorar tu salud, mejorar tu físico, etc.) requerirá un cambio en la asignación que haces de tu tiempo para cumplir tareas o, en otras palabras, requerirá que cambies tu perspectiva hacia lo que consideras prioritario.
Pero ¿qué pasa si “no tienes tiempo”? Priorizar no solo es elegir entre dos opciones; sino que muchas veces es también dejar completamente de lado otras tantas elecciones (ladrones de tiempo que deberás identificar). Antes de empezar cosas nuevas que consideres beneficiosas para ti, deberás evaluar que cosas son las menos interesantes de tu cotidianidad para dejar hueco a nuevas oportunidades. Por ejemplo, ¿te has preguntado cuantos minutos pasas al día en redes sociales pasando noticias o viendo noticias en la tele que muchas veces incluso te ponen de mal humor? ¿y si ese tiempo lo invirtieras en leer (objetivo de 20-50 páginas al día) o en hacer ejercicio (20-40´diarios)?
Si nos propusiésemos leer 1 libro al mes o el de hacer 30 flexiones al cabo de 1 año ¿Qué prioridad diaria creéis que os acercará más a vuestro objetivo? ¿Habéis identificado vuestro ladrón o ladrones de tiempo?
¿Por qué es tan complicado establecer prioridades?
En un mundo lleno de preocupaciones en el que es tendencia sentir la necesidad de llegar a todo, resolver todos los problemas, prestar atención a todos (y a todo), querer quedar bien con todo el mundo, sensación de no llegar a tiempo, de perder el control, ambivalencias, etc. puede ser complicado priorizar y conciliar distintos aspectos que conduzcan al cumplimiento del objetivo marcado. Por tanto, el tipo e intensidad de vuestras preocupaciones serán determinantes a la hora de marcar prioridades en vuestro día a día. Puede ser una cosa puramente emocional: el cambio empieza desde dentro.
¿Cómo ordenar tareas prioritarias?
Las actividades que hagamos en nuestro día a día deben recibir nuestra atención y tiempo en función de su importancia y urgencia. Autores como Stephen R. Covey popularizaron la matriz de gestión del tiempo de Eisenhower que se basa precisamente en la actuación en base a ambos conceptos (importancia-urgencia). Se describen las actividades urgentes como aquellas que requieren una atención inmediata; mientras que las importantes serían aquellas que contribuyen a tus objetivos a medio y largo plazo.
La matriz de Eisenhower propone lo siguiente:
1️⃣Tras evaluar que tareas son urgentes e importantes, deberás hacerlas lo antes posible; pero ¡ojo! Será necesario que, a partir de ahora, intentes no postergar o aplazar tareas para que rara vez pasen a ser urgentes. Reducir el tiempo que pasas prestando atención a tareas urgentes e importantes será clave ya que estas no te ayudan a largo plazo. Simplemente sirven para solucionar problemas que aparecen, pero no para prevenirlos. Por supuesto, si estás todo el día prestando atención a lo urgente tampoco tendrás tiempo para aprovechar oportunidades que aparezcan. Pasar mucho tiempo resolviendo este tipo de tareas también puede ser altamente estresante y nada productivo.
2️⃣En un segundo cuadrante, se encontrarían las tareas importantes que NO son urgentes. Estas sí son las tareas que te acercarán a tus objetivos a largo plazo. Aquí se hallarían las tareas relacionadas con el bienestar como ir a la compra, hacer la comida, realizar ejercicio, etc; así como tareas relacionadas con la creatividad y productividad. Todas son importantes, pero no requieren de urgencia: da un poco igual cuando las realices en un periodo de 24h.
3️⃣En un tercer cuadrante, se encontrarían las tareas NO importantes (no importa quien la realice), pero SÍ urgentes. Como es vital hacerlas rápido podría ser interesante delegarlas en otra/-s persona/-s. Por ejemplo, realizar alguna llamada, avisar sobre algo, recoger a alguien, ir a algún sitio, contestar un correo, etc. Si quitas o reduces estas tareas te quedará tiempo para gestionar mejor las tareas del cuadrante anterior.
4️⃣Por último, se encontrarían las tareas que NO son importantes y tampoco son urgentes. Claramente, estas tareas son las que más habría que reducir o incluso eliminar al considerarse tareas que roban tiempo para las tareas del segundo cuadrante.
En definitiva, el núcleo duro de la gestión personal de las prioridades pasaría por centrar la mayor parte del tiempo en las tareas importantes que no son urgentes ya que son las que más nos acercan a nuestros objetivos. En esta zona se encontrarían todas las actividades que actúan más preventivamente (evitan que se produzcan daños que después habría que resolver urgentemente). Como podréis entender moverse hacia este cuadrante implicará entrenar también aspectos como el asertividad (aprender a decir “no”, aprender a defender tu bienestar, etc.) y la proactividad (aprender a anticiparse y tomar el control de las situaciones).
¿Si priorizo lo adecuado cumpliré mis objetivos?
Como se ha comentado al inicio, la consecución de un objetivo depende de distintos factores. Sin embargo, también se ha comentado que tener las prioridades claras es fundamental para arrancar con buen pie y encaminarse correctamente hacia los resultados buscados. Si no priorizas lo adecuado, te perderás a las primeras de cambio.
En definitiva, las 5 claves para priorizar serían:
🔸Hazlo lo más sencillo posible.
🔸Diferencia entre tareas importantes (asociado a consecuencias) y tareas urgentes (asociado a tiempo).
🔸Deja de hacer para poder empezar a hacer.
🔸No busques llegar a todo, solo a lo relevante.
🔸Hagas lo que hagas, jamás dejes de lado tu cuidado.